Docházkový systém Aktion pro 25 zaměstnanců

Docházková data lze exportovat do většiny mzdových SW. Po aktivaci licence je dostupný univerzální export měsíčních sumačních dat docházky ve formátu XML. Další exporty pro konkrétní typ mzdového SW lze objednat individuálně. Je třeba definovat výstupní formát dat a správné přenosové kódy jednotlivých složek docházky. Exportovat lze všechny nebo pouze vybrané osoby za vybraná měsíční období. Podmínkou exportu dat je uzávěrka docházky. Dále jsou v Aktion CLOUD dostupný exporty vypočítaných hodnot docházky do běžných office formátů např. MS Excel, PDF, apod.

Počítání docházky konkrétnímu zaměstnanci probíhá dle zvoleného docházkového předpisu. V systému Aktion CLOUD je nyní 25 docházkových předpisů, kde jsou předefinované typy kalendářů pro jednosměnné i vícesměnné provozy a různé pracovní modely s možností evidence pevné i pružné pracovní doby s různou délkou pracovních fondů. Nabídka předpisů se postupně rozšiřuje.

Mobilní aplikace slouží jako mobilní klient k docházkovému a přístupovému systému. Usnadňuje evidenci pracovní doby servisním technikům, obchodním zástupcům či jiným pracovníkům v terénu, kde není možné použít běžný docházkový snímač na identifikační kartu. Aplikace umožňuje otevřít vstupní dveře do budovy, pokud si uživatel zapomene vstupní kartu. Očekávané návštěvě lze chytrým telefonem dálkově otevřít dveře či závoru na parkoviště.

Přesné informace o přítomnosti a označené pracovní době zaměstnanců (příchody, odchody, přerušení práce, dovolená, svátek, a další).

Přehledné grafické upozornění na chybu v docházce. V případě, že pracovník neoznačí svoji přítomnost na pracovišti a chybí mu ve výkazu odpracovaný den, je tento stav v měsíčním výkazu docházky barevně odlišen.

Importovat data lze z většiny personálních systémů CSV souborem. Musí být však dodržen požadovaný formát dat ze vzorového importního souboru.

Předdefinované kalendáře pro CZ a SK prostředí s přednastavenými dny všech státních svátků.

Evidence docházky za zvolené období pomocí webového rozhraní (počet neodpracovaných hodin, přesčasy, atd.). Zobrazení docházkových údajů na denní, týdenní, měsíční, roční a vlastní úrovni.

Evidence docházky za zvolené období pomocí mobilní aplikace (počet neodpracovaných hodin, přesčasy, atd.). Zobrazení docházkových údajů na denní, týdenní, měsíční, roční a vlastní úrovni. Možnost GPS souřadnicí ke každému záznamu.

Zobrazení osobních docházkových údajů na denní, týdenní, měsíční, roční a vlastní úrovni pomocí webové a mobilní aplikace. Položky je možno uživatelsky nastavit a měnit.

Při označení odchodu zaměstnance na pracovní cestu jsou automaticky kalkulovány aktuální platné náhrady podle délky pracovních cest pro 5-12 hod, 12-18 hod nad 18hod. Náhrady jsou evidovány odděleně v samostatném výkaze s možností doplnění místa a účelu cesty.

V aplikaci se ukládají záznamy o pohybu osob na konkrétních snímačích. Lze tak zjistit, který zaměstnanec v určitou dobu prošel konkrétními dveřmi.

V systému jsou předdefinovány základní a nejpoužívanější typy přerušení (pracovní cesta, služební cesta, náhradní volno, lékař, kouření, dovolená, práce z domu, neplacené volno, nemoc). Vybraná přerušení lze označovat při odchodu zaměstnance přímo na displeji docházkového snímače. Ostatní přerušení lze doplňovat zpětně do měsíčních výkazů.

Sledování přesčasů je kontrolováno na denní bázi formou kladného (případně záporného) salda, sumárně na měsíční bázi s možností rozhodnutí kolik hodin převést do následujícího měsíce, proplatit nebo stornovat.

Evidence přestávek probíhá automaticky po 6-ti odpracovaných hodinách.

Čas odpracovaný v noci, o víkendu a ve svátek je započítán do složky základních příplatků.

Propracovaný systém definice přístupových práv pro práci s docházkovým systémem, možnost omezení editace docházky na vybrané pracovníky, editace a úpravy docházky pouze oprávněnými osobami.

V aplikaci lze nastavit oprávnění jednotlivým osobám na konkrétní snímač (dveře, turniket, brána, apod.), rovněž lze definovat, kdo pomocí mobilní aplikace může vzdálené ovládat jakákoliv zařízení (například otevřít dveře, rozsvítit světla, a další).

Okamžitý přehled, kdo ze zaměstnanců nebo kolegů je přítomen na pracovišti s doplňkovou informací, na kterém snímači se evidoval (například na centrále, odloučené pobočce, atd.).

Personální, docházková a přístupová data lze filtrovat podle zadaných podmínek a exportovat do běžných souborů - PDF, XLS, RTF, CSV.

Inteligentní a automatické přiřazení odpracované směny podle času příchodu - Aktion CLOUD neumožňuje nastavení směn podle předem definovaného kalendáře. Typ směny (ranní, odpolední, noční) je přiřazen automaticky dle času příchodu na pracoviště.

Zpracování salda pracovní doby se získáním údajů o saldu od docházkových snímačů (terminálů).

Uživatelé, kteří mají oprávnění editovat vlastní docházku nebo vedoucí pracovníci, mohou manuálně upravovat nebo zadávat docházkové záznamy (odchod, příchod, přerušení, čas, apod.). Každá takováto změna je zaznamenána jako ruční zápis s informací, kdo tuto změnu provedl.

Jednoduché uzavření docházky zaměstnanců daného měsíce. Po uzávěrce již nelze editovat docházku. Na základě uzávěrky může být proveden export dat do mzdového systému. Uzávěrku lze rušit.

Nárok na stravenky se v SW Aktion CLOUD standardně nepočítá, lze však přiobjednat docházkový předpis, u kterého bude výpočet nastaven.

V případě ztráty identifikátoru (karty, čipu), jej jednoduše v aplikaci zablokujete a nehrozí tak jeho zneužití.

Oprávněný uživatel může zrušit měsíční uzávěrku skupin nebo osob, ke kterým má toto právo přiděleno. Slouží k případné nutné úpravě chybných dat zjištěných po uzávěrce.