Docházkový systém Aktion pro 25 zaměstnanců

Žádosti a schvalování nepřítomností, např. dovolené, případně jiných složek docházky. Lze vytvořit tzv. „Pracovní jednotky“, do kterých se přidají zaměstnanci, kteří mohou plánovat své nepřítomnosti dopředu a podávat žádosti ke schválení svým nadřízeným. U složek je možné nastavit, zda se „pouze plánují“, nebo zda současně podléhají schválení vedoucím. Je tedy možné, aby si zaměstnanci naplánovali svoje dovolené dopředu na celý rok s tím, že je může schválit jejich nadřízený. Upozornění o žádosti jsou vedoucím odesílány e-mailem. V systému lze žádat o složky:

Docházková data lze exportovat do většiny mzdových SW. Po aktivaci licence je dostupný univerzální export měsíčních sumačních dat docházky ve formátu XML. Další exporty pro konkrétní typ mzdového SW lze objednat individuálně. Je třeba definovat výstupní formát dat a správné přenosové kódy jednotlivých složek docházky. Podmínkou exportu dat je uzávěrka docházky. Dále jsou v Aktion CLOUD dostupné exporty vypočítaných hodnot docházky do běžných formátů jako MS Excel, PDF apod.

Počítání docházky konkrétnímu zaměstnanci probíhá dle zvoleného docházkového předpisu. V systému Aktion CLOUD je nyní 30 docházkových předpisů, kde jsou předdefinované typy kalendářů pro jednosměnné i vícesměnné provozy a různé pracovní modely s možností evidence pevné i pružné pracovní doby s různou délkou pracovních fondů. Uživatelé si můžou vytvořit také vlastní docházkové předpisy s vlastními pravidly výpočtu docházky.

Mobilní aplikace slouží jako mobilní klient k docházkovému a přístupovému systému. Usnadňuje evidenci pracovní doby servisním technikům, obchodním zástupcům či jiným pracovníkům v terénu, kde není možné použít běžný docházkový snímač na identifikační kartu a otisk. Aplikace umožňuje otevřít vstupní dveře do budovy, pokud si uživatel zapomene vstupní kartu. Očekávané návštěvě lze chytrým telefonem dálkově otevřít dveře či závoru na parkoviště.

Přesné informace o přítomnosti a označené pracovní době zaměstnanců (příchody, odchody, přerušení práce, dovolená, svátek a další).

Přehledné grafické upozornění na chybu v docházce. V případě, že pracovník neoznačí svoji přítomnost na pracovišti a chybí mu ve výkazu odpracovaný den, je tento stav v měsíčním výkazu docházky viditelně odlišen.

Importovat data lze z většiny personálních systémů CSV souborem. Musí být však dodržen požadovaný formát dat podle vzorového importního souboru.

Předdefinované kalendáře pro CZ a SK prostředí s přednastavenými dny všech státních svátků.

Evidence docházky za zvolené období pomocí webového rozhraní (počet neodpracovaných hodin, přesčasy atd.).

Evidence docházky za zvolené období pomocí mobilní aplikace (počet neodpracovaných hodin, přesčasy atd.).

Při označení odchodu zaměstnance na pracovní cestu jsou automaticky kalkulovány minimální aktuální platné náhrady podle délky pracovních cest pro 5-12 hod, 12-18 hod a nad 18 hod. Náhrady jsou evidovány odděleně v samostatném výkaze s možností doplnění místa, účelu cesty a procentuálně krátit náhrady.

V aplikaci se ukládají záznamy o pohybu osob na konkrétních snímačích. Lze tak zjistit, který zaměstnanec v určitou dobu prošel konkrétními dveřmi.

V systému jsou předdefinovány základní a nejpoužívanější typy přerušení (pracovní cesta, služební cesta, náhradní volno, lékař, dovolená, sick day, kouření, práce z domu, neplacené volno, nemoc). Vybraná přerušení lze označovat při odchodu zaměstnance přímo na displeji docházkového snímače. Ostatní přerušení lze doplňovat zpětně do měsíčních výkazů.

Sledování přesčasů je kontrolováno na denní bázi formou kladného (případně záporného) salda, sumárně na měsíční bázi s možností rozhodnutí kolik hodin převést do následujícího měsíce, proplatit nebo stornovat.

Evidence přestávek probíhá automaticky po 6 odpracovaných hodinách, případně dle nastavení uživatelského docházkového předpisu.

Čas odpracovaný v noci, o víkendu a ve svátek je započítán do složky základních příplatků.

Propracovaný systém definice přístupových práv pro práci s docházkovým systémem, možnost omezení editace docházky na vybrané pracovníky, editace a úpravy docházky pouze oprávněnými osobami.

V aplikaci lze nastavit oprávnění jednotlivým osobám na konkrétní snímač (dveře, turniket, brána apod.), rovněž lze definovat, kdo pomocí mobilní aplikace může vzdáleně ovládat jakákoliv zařízení (například otevřít dveře, rozsvítit světla a další).

Okamžitý přehled, kdo ze zaměstnanců nebo kolegů je přítomen na pracovišti s doplňkovou informací, na kterém snímači se evidoval (například na centrále, odloučené pobočce, mobilní aplikací atd.).

Personální, docházková a přístupová data lze filtrovat podle zadaných podmínek a exportovat do běžných souborů - PDF, XLS, RTF, CSV, XML.

Inteligentní a automatické přiřazení odpracované směny podle času příchodu - Aktion CLOUD v základní licenci neumožňuje nastavení směn podle předem definovaného kalendáře. Typ směny (ranní, odpolední, noční) je přiřazen automaticky dle času příchodu na pracoviště.

Zpracování salda pracovní doby se získáním údajů o saldu od docházkových snímačů (terminálů).

Uživatelé, kteří mají oprávnění editovat vlastní docházku nebo vedoucí pracovníci, mohou manuálně upravovat nebo zadávat docházkové záznamy (odchod, příchod, přerušení, čas apod.). Každá takováto změna je zaznamenána jako ruční zápis s informací, kdo tuto změnu provedl.

Jednoduché uzavření docházky zaměstnanců daného měsíce. Po uzávěrce již nelze editovat docházku. Na základě uzávěrky může být proveden export dat do mzdového systému. Uzávěrky lze rušit.

Nárok na stravenky se v SW Aktion CLOUD standardně nepočítá, lze však zakázkově upravit výpočet stravenky u uživatelských docházkových předpisů.

V případě ztráty identifikátoru (karty, čipu) jej jednoduše v aplikaci zablokujete a nehrozí tak jeho zneužití.

Oprávněný uživatel může zrušit měsíční uzávěrku osob, ke kterým má toto právo přiděleno. Slouží k případné nutné úpravě chybných dat zjištěných po uzávěrce.